繪本《時(shí)間123》插圖

簡單列個(gè)計(jì)劃是可行的，但這個(gè)計(jì)劃能執(zhí)行的有多少呢？父母們都希望孩子慢慢做到“自己心里有數(shù)”，“養(yǎng)成好習(xí)慣”，其實(shí)大到人生規(guī)劃，小到書包收拾，背后都有一個(gè)共同的邏輯就是：時(shí)間管理。

時(shí)間管理不是以透支生命為目標(biāo)，而是當(dāng)雜亂的事情太多時(shí)，對不同的時(shí)間段進(jìn)行合理調(diào)度。就像把許多個(gè)方形盒子放進(jìn)一個(gè)大箱子，隨心所欲地放，當(dāng)然放不了幾個(gè)，但是按照一定的規(guī)律整齊碼放，就能放下很多。在有限的時(shí)間里做多少事情，這背后體現(xiàn)的是建立邏輯結(jié)構(gòu)、培養(yǎng)習(xí)慣和處理數(shù)據(jù)的能力。

GTD（Getting Things Done）是一種時(shí)間管理方法，由戴維·艾倫研發(fā)。它包括五個(gè)步驟，簡單來說就是細(xì)致地列清單。戴維·艾倫的著作《搞定》（英文書名為Getting Things Done）曾是一本暢銷書，他說有一位叫馬克·華萊士的小學(xué)老師把GTD融入了教學(xué)中。還有一個(gè)叫邁克·威廉斯的粉絲在博客上記錄用GTD幫助自己孩子的經(jīng)驗(yàn)，于是他決定和他們一起出版這本書的青少版，用GTD方法幫助忙碌的青少年“以簡馭繁”。

我們從《搞定》（青少版）里摘編整理了關(guān)于詳細(xì)列清單的內(nèi)容，希望對孩子的暑期安排和養(yǎng)成好的習(xí)慣有所幫助。

《搞定（青少版）：讓你遠(yuǎn)離忙亂的GTD時(shí)間管理法》，[美] 戴維·艾倫/邁克·威廉斯/馬克·華萊士 著，周雋 譯，中信出版集團(tuán) 2021年3月

01

審視大腦里的杏仁核和前額葉

“注意聽！”

“專心點(diǎn)兒！”

你是不是經(jīng)常被爸媽或老師這樣提醒？

在21世紀(jì)，保持專注力比以往任何時(shí)刻都更受到挑戰(zhàn)。有個(gè)常見的錯(cuò)誤觀念是人類擅長“多任務(wù)”，或許你能一邊聽音樂、一邊回信息、一邊看短視頻、一邊和朋友閑聊，但這一切都是有代價(jià)的，代價(jià)就是你的注意力被分散了。當(dāng)你感到壓力時(shí)，就是一個(gè)很容易促使你轉(zhuǎn)移注意力的時(shí)刻，因?yàn)橐晦D(zhuǎn)移注意力，你就能躲開緊繃的感受。轉(zhuǎn)移注意力能讓你忘記現(xiàn)實(shí)，它至少給大腦提供了暫時(shí)的麻痹。

在我們的大腦中，杏仁核和前額葉負(fù)責(zé)影響我們的情緒和決策。

杏仁核

杏仁核是大腦判斷戰(zhàn)斗或逃跑的第一道防線，它會掃描進(jìn)入你世界的所有事物，然后做出反應(yīng)，這是一套全自動系統(tǒng)，它永遠(yuǎn)在搜尋新出現(xiàn)的東西。如果杏仁核感應(yīng)到有危險(xiǎn)或威脅，就會向身體發(fā)出警報(bào)，引發(fā)恐懼、緊張、焦慮、失眠等，換句話說，杏仁核能讓身體進(jìn)入備戰(zhàn)狀態(tài)，而且會持續(xù)發(fā)出警報(bào)，直到危險(xiǎn)被妥善處理。杏仁核專門接收各種令人分心的信息。

前額葉

前額葉位于大腦前面靠近額頭的地方。前額葉的功能是深入思考和解決問題。從學(xué)習(xí)、創(chuàng)作、想象到建立與發(fā)展人際關(guān)系，再到實(shí)現(xiàn)各種事情，都要依靠前額葉。相對于杏仁核，前額葉不是全自動系統(tǒng)。前額葉需要一些時(shí)間、空間和能量，才有辦法充分發(fā)揮其功能，而且可以通過訓(xùn)練提高其效能。前額葉就像一只上了年紀(jì)、有智慧的貓頭鷹——它照看著你的人生，慢慢地、冷靜地觀察和思考，凝聚成深刻而明智的見解，讓各種人生經(jīng)歷變成有意義。

當(dāng)杏仁核和前額葉合作愉快時(shí)，你就可以達(dá)到最好的狀態(tài)。但如果它們配合得不好，你就可能形成某些壞習(xí)慣，導(dǎo)致一事無成。

蔡格尼克記憶效應(yīng)

布魯瑪·蔡格尼克是一位俄國心理學(xué)家，她的研究成果“蔡格尼克記憶效應(yīng)”是指人類大腦的一項(xiàng)很重要的特征：我們的大腦會牢牢記住被打斷或是未完成的事，這些中斷或未完成的事就叫作“未畫完的句號”。大腦天生有種追求“有始有終”的傾向，如果事情沒有完結(jié)，大腦就會掛念著這個(gè)“未畫完的句號”，直到事情完成。

你的杏仁核沒有時(shí)間概念，只會想著要把事情解決，而且是現(xiàn)在立刻解決，然而，你當(dāng)然不可能在每天上床之前完成所有事，解決掉所有“未畫完的句號”。結(jié)果是你的大腦不停地對你嘮嘮叨叨，而且是叨念個(gè)沒完沒了。

02

把雜事分為三類：

現(xiàn)實(shí)的、數(shù)字的和情感的

雜事有很多不同的形式，可能出現(xiàn)在很多不同的地方。舉例來說，學(xué)校作業(yè)、地板上的臟衣服、球隊(duì)選拔賽、健康出問題、壞掉的滑板、和朋友起沖突、學(xué)校的新社團(tuán)招生、一份討厭但必須完成的報(bào)告，這些都是雜事，雜事可能來自外部，也可能源于你的內(nèi)心。雜事泛指出現(xiàn)在我們世界中的所有事，包括現(xiàn)實(shí)世界、數(shù)字網(wǎng)絡(luò)、心靈和情感的世界。

GTD就是有效應(yīng)對雜事和“未畫完的句號”的方法。它需要兩樣?xùn)|西來達(dá)到準(zhǔn)備好了的狀態(tài)：適當(dāng)?shù)恼莆樟鸵暯恰?/p>

掌控不是指操縱，而是指維持穩(wěn)定，它就像你在打電子游戲時(shí)所扮演的玩家角色。你不是游戲設(shè)計(jì)師，無法控制游戲的背景和關(guān)卡設(shè)計(jì)，但你手上握著一個(gè)控制器，讓你決定自己的角色在游戲里要要做什么。

“視角”是往前看的能力，看清楚自己要去哪里。你看見的東西就是你的愿景，是你選擇做的一切事情背后的動力。

03

GTD五步驟：

從清單到行動

掌握雜事的方法，可以用到GTD的五個(gè)步驟：（1）捕捉吸引你注意的所有事；（2）理清每件事的意義并思考該怎么處理；（3）整理上一步的結(jié)果，分門別類；（4）檢視與回顧每個(gè)類別中的內(nèi)容；（5）執(zhí)行，即付諸行動。

（1）捕捉：吸引你注意的所有事

管理雜事的第一步其實(shí)十分簡單：讓大腦卸下儲存雜事的重?fù)?dān)，把所有想法、任務(wù)、擔(dān)憂、差事和夢想存放到大腦以外的某個(gè)地方，也叫頭腦大掃除。

如前所述，雜事分為實(shí)體的雜事、心理的雜事和數(shù)字的雜事。你要抓住它，把它寫下來，寫在任何地方：便利貼上、小紙片上、餐巾紙上、手機(jī)上、墻上……都可以。為了捕捉它們，你可以使用一項(xiàng)工具，叫做收集籃，它可能是個(gè)真正的容器，也可能是個(gè)電子設(shè)備，用來存放等待加工處理的事項(xiàng)。

雜事也會以別的形式出現(xiàn)。例如：一段對話、老師的口頭指示，一個(gè)念頭、點(diǎn)子或一項(xiàng)任務(wù)。這類雜事只存在于你的腦海里的想法，你可以把它們寫下來，讓它們從無形變?yōu)橛行危俜胚M(jìn)收集籃，以后再處理。

如果你愿意花少許時(shí)間準(zhǔn)備幾個(gè)收集籃和捕捉工具，然后用這些工具捕捉所有出現(xiàn)在你的世界中的雜事，你的大腦就能學(xué)會相信所有雜事最后都能得到妥當(dāng)處理，這個(gè)收集籃用得越頻繁，你的大腦就越信任它，你的大腦就會更自由。

有些人會在捕捉完畢后感到松口氣，因?yàn)楝F(xiàn)在他們可以看清全貌，看見一份完整的清單，里面包含所有必須處理的雜事，這讓他們發(fā)現(xiàn)，其實(shí)自己手上的雜事并像自己所擔(dān)心的那么多——如今看來，獲得掌握力是可以達(dá)成的目標(biāo)。

（2）理清：確認(rèn)下一步行動

理清這個(gè)步驟，是把收集籃里亂七八糟的雜事轉(zhuǎn)化為可以采取行動、可以使用或是可以管理的形式。這個(gè)步驟非常關(guān)鍵，比其他任何步驟更需要你專注思考。相較之下，頭腦大掃除的過程簡單快速，理清則緩慢且講究方法。這其實(shí)很像工廠的生產(chǎn)線，隨著你經(jīng)過一段時(shí)間的練習(xí)，你的工作就會變成自動化的動作，就像刷牙一樣。

首先從收集籃里拿出一件雜事，然后問自己：“這是什么？”

對這個(gè)問題不要想太多，這只是為了讓你回想起這是什么東西，為什么會被放進(jìn)收集籃，所以你憑直覺簡單回答就好。

確定這是什么東西之后，就要進(jìn)行較高層次的思考了。

問自己，是否可行動？將所有雜事分為兩類。這個(gè)問題意味著你要決定你是否真的需要做這些事，這可能意味著你要立刻采取行動，或是將來某一天或某些時(shí)間需要采取行動。

如果答案是“是”——你需要為這件事做些什么，包括照顧、參加、歸還、完成、考慮、研究、尋找、擺弄、交談、聯(lián)絡(luò)等。

如果答案是“否”——你不需要這個(gè)東西，或者雖然你想要/需要保留這個(gè)東西，可是你目前不需要對其采取任何行動。

如果一樣?xùn)|西不需要你付諸行動，也就是你目前沒有什么好做的，那么它接下來就可被分成四類中的一類：丟棄、檢查清單、將來/也許清單、參考資料。

要判斷它屬于哪一類，必須先正確理解每一類所代表的意義。清楚和明確特別重要，因?yàn)槿绻阒皇悄：母拍睿敲茨阍跊Q定每一項(xiàng)不可行動的東西該分到哪一類時(shí)，會花費(fèi)更多的時(shí)間和精力。

（3）整理：建立快速存取系統(tǒng)

在步驟2，你完成了“理清”的基礎(chǔ)思考加工，現(xiàn)在所有事情都分別成為“可行動”和“不可行動”的兩類。雜事不再毫無章法，亂七八糟。步驟3就是要教你怎么把每件事安放在以后可以輕松取用的地方，讓你能夠在需要時(shí)使用。

當(dāng)人們沒有預(yù)先決定應(yīng)該把東西放在哪里的時(shí)候，最常見的反應(yīng)似乎是“哪里有空就放在哪里”。這種行為可以解釋為什么我們的書包、儲物柜、書桌、工作臺和其他地方總是堆著信件、筆記和雜志。就算擺得整整齊齊，這種存放方式也不能稱為“整理完善”。因?yàn)樗€是需要你先搜尋，然后重新開始理清。

我們先針對可行動事項(xiàng)，制作你會用得上的三種清單。這三種清單分別是：日歷、下一步行動清單和項(xiàng)目清單。

日歷要做到版面簡潔，標(biāo)示出月份和星期。你可以在上面描繪出你生活中的“硬性安排”。日歷上面只有三種東西。

特定時(shí)間的行動。

特定日期的行動。

特定日子的參考信息。

下一步行動清單完整列出了不必在特定時(shí)間進(jìn)行的行動。下一步行動是幫助你讓事情維持在正軌上前進(jìn)的最有效的工具。這份清單上匯集了所有的下一步行動，寫明了行動具體是“怎么做”的，所以要盡量做到簡潔明了。

“行動”的例子包括：要處理的事，要完成的作業(yè)，要發(fā)的短信，要報(bào)名參加的活動等。執(zhí)行這份清單上的行動時(shí)，可能需要一些努力或自我約束，但不需要多個(gè)步驟，也不需要做額外的思考和決定。

項(xiàng)目清單可以幫你追蹤項(xiàng)目的預(yù)期結(jié)果，也就是事情完成后的樣子。項(xiàng)目的例子：比較大型的學(xué)校作業(yè)、值得探索的創(chuàng)意點(diǎn)子、想要追求的機(jī)會。你可以用項(xiàng)目上的清單來確認(rèn)項(xiàng)目的進(jìn)展。你還要確保每個(gè)項(xiàng)目至少有一個(gè)“下一步行動”。

接著整理的，是步驟2得出的“不可行動”事項(xiàng)。對于這些事項(xiàng)，需要準(zhǔn)備的工具是兩種清單和一些文件夾。將來/也許清單包含的事項(xiàng)，是在適當(dāng)時(shí)機(jī)你或許想要做的事。隨著你的掌握程度越來越高，你會多出更多的時(shí)間和空間，這份清單就能為你帶來越來越多的機(jī)會。 

（4）檢視：回顧并更新 

“檢視”這個(gè)步驟就像人生的暫停鍵，你要停下來檢視目前實(shí)際的狀況及未來的規(guī)劃，然后更新你所做出的選擇。

“捕捉”“理清”“整理”這三個(gè)步驟的本質(zhì)是把信息寫進(jìn)你的系統(tǒng)里，在這幾個(gè)步驟中，你是自己人生故事的作者。到了“檢視”的步驟，你必須往后站一步，成為故事的編輯。這兩種角色的結(jié)合，可以幫助你修改潤飾你正在創(chuàng)造的故事。

每一層的檢視，都可以幫助你看到什么時(shí)間該做什么事。

每日檢視（我該做什么？）

每周檢視（事情都清理了嗎？是否符合現(xiàn)狀？有沒有發(fā)揮創(chuàng)意？）

專注高度檢視（我要去哪里？為什么？）

（5）執(zhí)行：借助地圖做選擇

在你上初中或高中之前，你早已建立了一些做事的習(xí)慣，這些習(xí)慣有好有壞，你可能有所察覺，但也可能并沒有注意到。有些人習(xí)慣等到最后一分鐘，壓力大到不得不采取行動的時(shí)候才動手，例如熬夜或是一大清早爬起來完成作業(yè)；有些人則是看自己當(dāng)時(shí)的心情來決定要做什么，例如明明知道困難的作業(yè)比較重要，卻還是要選擇去做簡單的作業(yè)。

這些都是常見的做法，大多是被情緒、父母或社會的壓力推動的。步驟5就是采取“聚光燈”策略，利用你制作的地圖做出更有效的決定，而不是迫不得已去做壓力最大的事。聚光燈策略有助于你的大腦綜合考慮以下四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。

地點(diǎn)。

時(shí)間

精力

優(yōu)先級。

用這四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)備該做的事，能讓你對自己的選擇充滿信心。

地點(diǎn)是指，在你能夠執(zhí)行行動的時(shí)候，要考慮你所在的場所。比如 ，你不能在晚上10點(diǎn)打電話預(yù)約理發(fā)，因?yàn)槔戆l(fā)店在這個(gè)時(shí)間已經(jīng)打烊了。地點(diǎn)原則，就是你在問問自己：“考慮到現(xiàn)在的時(shí)間和我所在的地點(diǎn)、手邊的資源，我能做什么？”你得出的答案雖然會縮小你的選擇范圍，但能保證你執(zhí)行合適的行動。

就時(shí)間來說，你需要考慮兩個(gè)問題：

在下一個(gè)已確定時(shí)間的安排之前，你有多少空檔？5分鐘？10分鐘？30分鐘？

這段空檔拿來做什么最有效？

假設(shè)你只有5分鐘的空檔，那么用來思考一個(gè)大項(xiàng)目的流程大概不是最好的選擇。這么短的時(shí)間可能只夠你發(fā)個(gè)短信，快速瀏覽一下網(wǎng)站，或是將書包迅速整理一遍。假設(shè)你有30分鐘的空檔，那么發(fā)短信或?yàn)g覽網(wǎng)站可能就不是最佳選項(xiàng)。

只要學(xué)會了辨識不同類型的行動最適合多長的時(shí)間空當(dāng)，你就能確保無論時(shí)間長短，都能合理利用。

精力涵蓋很多方面——體力、腦力和情緒。你可以考慮下面幾個(gè)問題：

你在什么時(shí)段會處于最佳狀態(tài)？一大早？中午？深夜？

你在什么時(shí)段感覺最清醒、最精神抖擻、最有毅力去做有挑戰(zhàn)的事情？

你在什么時(shí)候開始感到精力下滑？什么時(shí)候會覺得累趴下了？

你知道哪個(gè)行動或項(xiàng)目特別需要?jiǎng)恿幔咳绻阃系阶詈箨P(guān)頭才做，很可能會卡在自己工作效率最差的時(shí)候。精力水平低的時(shí)段可能是發(fā)短信或是邊看電影邊清理抽屜的好時(shí)機(jī)。

優(yōu)先級是“聚光燈”策略中影響最大的一項(xiàng)。有些事情就是必須現(xiàn)在完成。假如你有個(gè)作業(yè)明天早上要交，那么時(shí)間、精力、地點(diǎn)這些原則統(tǒng)統(tǒng)都得靠邊站。有時(shí)候優(yōu)先級就明顯決定了下一步行動，沒什么其他的好說的。

編輯：李耀榮