作為企業行政或采購負責人，你是否總被同一個難題困擾：花大價錢打造的視頻會議室，要么淪為 “擺設”，要么在使用中暗藏各種隱性成本？一邊是老板要求嚴控費用開支、提高資產使用率，一邊是高價建設的視頻會議室要么是無人問津，要么是維護復雜，費用不斷攀升。這是什么原因？


 


　　傳統 HDMI 線投屏模式是很多企業的選擇，但每次開會都是一次拔插，接口松動、損壞是常態。特別是為了方便會議，一般部署的HDMI線纜都較長，采購成本也較高，一次損壞就要全盤替代，一年下來光維護耗材就不是小數目。更別提有些會議室出于整潔需要，做了暗線預埋，一旦出問題，維修就是一場興師動眾的“手術”，會議室直接停擺。


　　若是部署 Rooms 會議室，復雜的設備與布線，必須配備專門 IT 人員日常維護，加上每年的系統續費和新增設備采購，一套基礎Rooms系統投入也要數萬元。更糟糕的是，Rooms會議室支持的會議平臺單一，最后可能因為無法兼容客戶指定的會議平臺而被迫閑置。


 


　　無線投屏器也是會議室的常客。雖然使用較為便捷，但投屏器混用、丟失是企業常態。員工隨意使用公共投屏設備，極易造成商業信息泄露，一旦發生損失難以估量。也因此，企業許多重要的商業會議，都不會輕易使用無線投屏。


　　這些隱性成本日積月累，早已成為企業運營的 “負擔”。難道就沒有一種方案，既能滿足企業對專業體驗、成本管控和安全性的要求，又能最大化減少員工的使用？


　　維海德智能投屏會議（BYOM）系列解決方案的出現，正是為了破解 “投入高、閑置率高、隱性成本高” 的三重困境，讓每一間會議室投入都能產生實際價值。


 


　　BYOM投屏會議是指用戶通過個人設備（如筆記本電腦、手機等）和熟悉的云會議平臺，靈活參與會議，并與會議室內的視聽設備建立連接，調用設備的專業視聽能力，實現高效協作的會議形式。它既保留了員工使用個人筆記本和熟悉會議平臺的習慣，又提供了專業會議室級別的音視頻體驗。


　　對企業而言，它是一次“成本瘦身”。企業無需再采購和維護復雜的Rooms系統及會議終端。一套高度集成的音視頻一體機，加上穩定可靠的有線投屏方式，就構成了會議室的全部。這直接削減了采購清單、免去了系統續費，也解放了IT團隊，徹底擺脫日常維護的瑣事。


 


　　對員工而言，它是一次“體驗升級”。員工不再被任何系統或平臺“綁定”。走進會議室，只需用一根熟悉的線（USB-C或網線）連接自己的筆記本，熟悉的會議平臺界面即刻呈現。多合一的音視頻一體機集成了攝像頭、麥克風、揚聲器等所有核心設備，員工開啟投屏會議室，即可調用音視頻一體機的全部能力——4K高清畫質、AI降噪拾音、全頻擴聲，以及設備的智能AI功能（如自動框選取景、發言人跟蹤、智慧畫廊等等），就像為自己的筆記本瞬間裝上了專業的會議“大腦”，讓大家專注于會議本身，減少因操作失誤導致的時間浪費。


 


　　從 8㎡微型空間到 30㎡中型會議室，維海德 BYOM 方案按場景精準適配，既不用為大空間設備支付超額費用，也不會讓小會議室承擔冗余功能，真正實現 “按需采購、高效利用”。對行政采購而言，這不僅是一套會議解決方案，更是一份 “成本可控、使用省心、價值最大化” 的管理方案 —— 讓會議室不再是 “閑置資產”，而是成為助力企業高效溝通的實用工具，這才是行政采購控本增效的核心要義。

 

來源：鷹潭新聞網
原標題：視頻會議室閑置率過高？行政采購必看的成本管控方案